Asiakassivustojen ylläpito ei näy toimiston kirjanpidossa yhtenä rivinä. Se hajautuu lisenssimaksuihin, palvelinlaskuihin, puolen tunnin päivityssessioihin ja niihin iltapäiviin, jotka menevät selvittäessä miksi yhden asiakkaan yhteydenottolomake lakkasi toimimasta.
Siksi kustannus on helppo aliarvioida. Tässä artikkelissa se lasketaan auki: mistä ylläpitokuorma koostuu, miten sen suuruusluokan arvioi omalle toimistolle ja mitkä tekijät laskelmassa oikeasti liikuttavat lukua.
Huomio laskelmasta: alla olevat luvut ovat esimerkkioletuksia, eivät mittaustuloksia. Ne on tarkoitettu laskentapohjaksi, johon vaihdat oman toimistosi todelliset tunnit ja hinnat. Laskelman arvo on rakenteessa, ei valmiissa loppusummassa.
Neljä erää, joista ylläpitokuorma koostuu
Ylläpitokustannus kannattaa purkaa osiin, koska osat käyttäytyvät eri tavalla. Osa skaalautuu suoraan sivustojen määrän mukaan, osa kasvaa nopeammin kuin sivustojen määrä, ja osa ei näy laskulla ollenkaan.
- Suorat rahakulut. Palvelintila, verkkotunnukset, varmennekulut, maksulliset lisäosat ja teemalisenssit. Nämä on helppo laskea, koska ne tulevat laskuna.
- Toistuva työaika. Ydinpäivitykset, lisäosapäivitykset, varmuuskopioiden tarkistus, valvonta ja se rutiinitarkistus että sivusto on yhä pystyssä. Toistuu jokaiselle sivustolle erikseen.
- Satunnainen työaika. Päivitys rikkoi jotain. Lisäosa lakkasi toimimasta. Sivusto on hidas eikä kukaan tiedä miksi. Tätä erää ei voi aikatauluttaa, ja juuri siksi se maksaa eniten.
- Hallinnollinen kuorma. Käyttöoikeudet, salasanat, laskutus, sopimusten seuranta ja se kysymys johon kukaan ei muista vastausta: kuka tälle asiakkaalle oikeastaan tekee mitä.
Kolme viimeistä erää eivät näy missään järjestelmässä valmiina lukuna. Ne pitää arvioida, ja arvio kannattaa tehdä pessimistisesti — ylläpitoon kuluvaa aikaa aliarvioidaan järjestelmällisesti, koska se koostuu lyhyistä keskeytyksistä eikä varatuista työpäivistä.
Laskelma: 20 asiakassivustoa
Otetaan lähtökohdaksi toimisto, jolla on 20 ylläpidossa olevaa asiakassivustoa perinteisellä lisäosapohjaisella alustalla. Käytetään seuraavia oletuksia yhtä sivustoa kohti vuodessa:
- Rutiinipäivitykset ja tarkistukset: 0,5 h kuukaudessa eli 6 h vuodessa
- Varmuuskopiot, valvonta ja tietoturvatarkistukset: 1 h vuodessa
- Häiriöt ja niiden selvittely: 2 h vuodessa keskimäärin
- Hallinto, laskutus ja käyttöoikeudet: 1 h vuodessa
Yhteensä 10 tuntia vuodessa sivustoa kohti. Kahdellakymmenellä sivustolla se on 200 tuntia vuodessa — reilusti yli kuukauden verran yhden ihmisen työaikaa.
Suorat rahakulut riippuvat siitä, mitä kukin sivusto tarvitsee. Jos oletetaan 15–35 € kuukaudessa sivustoa kohti palvelintilana ja lisenssimaksuina, vuositasolla se on 180–420 € sivustolta eli 3 600–8 400 € kahdellekymmenelle sivustolle.
Vaihda nämä luvut omiisi. Jos toimistossasi rutiinipäivitys vie 15 minuuttia eikä puolta tuntia, puolita ensimmäinen rivi. Jos häiriöitä tulee harvemmin, laske kolmas rivi alas. Tärkeintä on, että jokainen rivi tulee arvioiduksi eikä yksikään jää nollaksi vain siksi, ettei sitä ole koskaan mitattu.
Kallein erä ei ole raha
Kaksisataa tuntia voi hinnoitella kahdella tavalla, ja ero on iso.
Jos lasket sisäisen kustannuksen, esimerkiksi 45 € tunnilta, 200 tuntia maksaa 9 000 € vuodessa. Se on se luku, joka menee palkkoihin.
Jos lasket vaihtoehtoiskustannuksen — mitä samat tunnit tuottaisivat laskutettavana asiakastyönä, esimerkiksi 95 € tunnilta — luku on 19 000 € vuodessa. Se on se raha, jota toimistoon ei tullut, koska aika meni ylläpitoon.
Kumpi luku on oikea, riippuu siitä onko toimistollasi enemmän töitä kuin tekijöitä. Jos on, vaihtoehtoiskustannus on realistisempi mittari. Ylläpito ei silloin maksa vain palkkakuluja, vaan syö sitä kapasiteettia, jolla toimisto kasvaisi.
Tähän kannattaa lisätä yksi erä, jota ei voi rahassa mitata: ylläpito on keskeytystyötä. Se katkaisee suunnittelu- ja toteutustyön keskeltä, ja katkoksesta palautuminen maksaa oman aikansa. Kaksisataa tuntia hajautettuna kahteensataan lyhyeen keskeytykseen maksaa enemmän kuin kaksisataa tuntia yhtenä projektina.
Mikä laskelmassa oikeasti liikuttaa lukua
Kun laskelman tekee muutamalle eri skenaariolle, huomaa nopeasti että kaikki rivit eivät ole yhtä tärkeitä.
Sivustojen keskinäinen erilaisuus painaa enemmän kuin niiden määrä. Kaksikymmentä sivustoa samalla alustalla, samoilla komponenteilla ja samalla julkaisutavalla on selvästi kevyempi hallita kuin kymmenen sivustoa, joista jokainen on rakennettu eri aikaan eri tavalla. Jälkimmäisessä tapauksessa mikään opittu ei siirry sivustolta toiselle.
Riippuvuuksien määrä ratkaisee häiriöiden määrän. Jokainen kolmannen osapuolen lisäosa on kohta, joka voi rikkoutua päivityksessä ja jonka elinkaari ei ole sinun hallinnassasi. Häiriörivi laskelmassa on käytännössä suoraan verrannollinen siihen, kuinka monta liikkuvaa osaa sivustoilla on.
Hallinnollinen rivi kasvaa nopeammin kuin sivustojen määrä. Kymmenen sivuston käyttöoikeudet ja laskutus pysyvät päässä. Neljänkymmenen eivät. Jossain kohtaa tarvitaan järjestelmä, ja jos sitä ei ole, tilalle tulee ihminen joka muistaa asiat.
Kolme tapaa pienentää lukua
Yhtenäistä alusta ja komponentit. Suurin yksittäinen säästö tulee siitä, että sivustot ovat riittävän samanlaisia keskenään. Kun sama korjaus toimii kaikilla ja sama ihminen osaa avata minkä tahansa asiakkaan sivuston tietämättä etukäteen miten se on rakennettu, toistuva rivi laskelmassa pienenee kertaluokalla.
Vähennä liikkuvia osia. Jokainen poistettu riippuvuus poistaa yhden mahdollisen häiriölähteen. Tämä on epäkiitollista työtä, koska säästö näkyy vain siinä mitä ei tapahdu.
Siirrä ylläpito kiinteäksi kustannukseksi per sivusto. Kun ylläpidon hinta on tiedossa etukäteen sivustoa kohti, sen voi hinnoitella asiakkaalle läpinäkyvästi eikä se jää toimiston katteesta pois. Tämä ei poista kustannusta, mutta tekee siitä ennustettavan — ja ennustettavan kustannuksen voi laskuttaa.
Miten Devella One™ vaikuttaa laskelmaan
Devella One™ on rakennettu niin, että toimiston asiakassivustot ovat samassa hallinnassa ja samalla alustalla. Ylläpito, päivitykset ja tietoturva hoidetaan alustatasolla, joten ne eivät toistu sivustokohtaisena työnä.
Laskelman kannalta se tarkoittaa, että toistuva rivi ja häiriörivi pienenevät, ja suorat rahakulut muuttuvat yhdeksi ennustettavaksi sivustokohtaiseksi maksuksi kymmenen eri laskun sijaan. Hallinnollinen rivi kevenee, koska asiakkaat, sivustot ja käyttöoikeudet ovat yhdessä Agency-ylläpidossa.
Se, mitä laskelma ei kerro, on siirtymän hinta. Olemassa olevien sivustojen siirtäminen alustalta toiselle on oma projektinsa, eikä sitä kannata tehdä kaikille kerralla. Järkevin tapa arvioida asiaa on ottaa yksi seuraava uusi asiakasprojekti ja verrata sen ylläpitokuormaa nykyisiin.
Jos AI-avusteinen toteutustyö kiinnostaa samassa yhteydessä, lue myös käytännön työnkulku mainostoimistolle, jossa käydään läpi miten asiakassivusto etenee briefistä julkaisuun.
Tee laskelma omilla luvuillasi
Ota nykyisten ylläpitosivustojesi määrä, arvioi neljä riviä omilla tunneillasi ja kerro se sillä tuntihinnalla, joka kuvaa toimistosi tilannetta parhaiten. Jos loppusumma yllättää, se on hyvä merkki: se tarkoittaa että kustannus on ollut olemassa mutta näkymätön.
Devella One™ Agency -lisenssi kokoaa asiakassivustot yhteen ylläpitoon ja yhteen ennustettavaan hinnoitteluun. Tutustu alustaan tai kokeile sitä yhdellä asiakasprojektilla.