Devella One™ -palvelun tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty 14.9.2026

1. Rekisterinpitäjä

Devella Oy
Y-tunnus: 3288286-1
Kokkola

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Panu Haaraniemi
Sähköposti: panu.haaraniemi@devella.fi

Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää yllä olevaan osoitteeseen.

3. Selosteen soveltamisala ja osapuolten roolit

Tämä seloste koskee Devella One™ -verkkosivusto- ja sisällönhallintapalvelua sekä sen ylläpitoa, käyttäjätilejä, AI-avustajaa, lomakkeita, ajanvarausta, maksamista ja integraatioita.

Devella Oy toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään omien asiakkaidensa ja palvelun käyttäjien tietoja esimerkiksi sopimuksen tekemistä, käyttäjätunnusten hallintaa, laskutusta, asiakaspalvelua, palvelun turvallisuutta ja kehittämistä varten.

Jokainen Devella Onen asiakas vastaa oman verkkosivustonsa tietosuojasta. Kun asiakas kerää sivustollaan kävijöiden tietoja esimerkiksi lomakkeella, ajanvarauksessa tai maksamisen yhteydessä, asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja Devella Oy käsittelee tietoja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti henkilötietojen käsittelijänä.

Asiakas määrittelee käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat sekä vastaa muun muassa:

oman ajantasaisen tietosuojaselosteensa ja evästeilmoituksensa laatimisesta ja julkaisemisesta
rekisteröityjen informoinnista ja heidän oikeuksiensa toteuttamisesta
tarvittavien suostumusten hankkimisesta ja hallinnasta
kerättävien lomake- ja varaustietojen tarpeellisuudesta
käyttöön ottamiensa maksu-, kalenteri-, analytiikka-, markkinointi-, CAPTCHA-, upotus- ja muiden kolmansien osapuolten palvelujen lainmukaisuudesta.

Tämä Devella Oy:n seloste ei ole asiakkaan oman verkkosivuston tietosuojaseloste eikä korvaa sitä. Devella Onen tarjoamat tekniset tietosuoja- ja evästetoiminnot eivät myöskään siirrä rekisterinpitäjän vastuuta asiakkaalta Devella Oy:lle.

Jos sivustoa hallinnoi asiakkaan puolesta kumppanitoimisto (agency), sovelletaan lisäksi luvussa 4 kuvattua roolijakoa. Kun Devella Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä tai alikäsittelijänä, käsittelijän velvollisuuksista, alikäsittelijöistä, säilytysajoista ja tietoturvatoimista sovitaan tarkemmin erillisessä henkilötietojen käsittelysopimuksessa (DPA), joka hyväksytään organisaatiotasolla Devella Onen ylläpidossa ja jonka ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa https://devella.fi/devella-one-dpa. Ristiriitatilanteessa DPA:n ehdot ovat käsittelijän velvollisuuksien osalta ensisijaisia tähän selosteeseen nähden.

4. Kumppanitoimistot (agency)

Devella One -sivustoa voidaan hallinnoida asiakkaan puolesta kumppanitoimiston (agency) kautta. Tämä toiminnallisuus on olemassa palvelussa, mutta Devella Oy:llä ei tämän selosteen julkaisuhetkellä ole agency-asiakkaita. Alla kuvattu koskee tilannetta, jossa agency-järjestely otetaan käyttöön.

Kun asiakas kuuluu kumppanitoimistoon, kyseisen agencyn käyttäjät saavat pääsyn agencyn hallinnoimien asiakkaiden sivustojen ylläpitoon omistajatasoisin oikeuksin, mukaan lukien sisältö, media, lomakkeiden vastaukset, varaukset, AI-keskustelut ja sivuston käyttäjähallinta. Pääsyä voidaan tarvittaessa rajata myöntämällä käyttäjälle agencyn sijaan tai lisäksi sivusto- tai asiakaskohtainen suora jäsenyys.

Pelkkä agency-jäsenyys ei anna oikeutta tallentaa sivustolle suoraan suoritettavaa koodia, kuten skriptejä tai upotuksia (ns. trusted_html-oikeus).

Agency näkee vain oman agencynsä asiakkaat ja sivustot. Toisen agencyn tietoihin ei ole pääsyä.

Agency-tason API-tokenia ei sidota yhteen sivustoon, vaan kohdesivusto valitaan pyyntökohtaisesti ja palvelin hyväksyy vain sivustot, joiden asiakas kuuluu kyseiseen agencyyn. Jokaisen pyynnön yhteydessä tarkistetaan tokenin luojan tilin ja jäsenyyden voimassaolo, agencyn aktiivisuus ja kohdesivuston asiakkaan senhetkinen agency. Token vanhenee viimeistään vuoden kuluttua myöntämisestä ja se voidaan mitätöidä.

Agencyn sivupohjakirjasto on agencyn sisällä jaettu resurssi: pohjaan tallennettu sisältö voi näkyä agencyn muidenkin asiakkaiden sivustoilla. Asiakkaan on tämän vuoksi syytä välttää henkilötietojen tallentamista sivupohjiin.

Jos asiakas siirretään agencyltä toiselle tai pois agencystä, muutos tulee voimaan välittömästi: vanhan agencyn pääsy päättyy ja mahdollisen uuden agencyn pääsy alkaa samalla hetkellä.

Roolit tietosuojassa määräytyvät sen mukaan, kuka on tehnyt sopimuksen Devella Oy:n kanssa:

Jos agency on tehnyt sopimuksen Devella Oy:n kanssa ja hallinnoi sillä loppuasiakkaidensa sivustoja, agency toimii loppuasiakkaan henkilötietojen käsittelijänä ja Devella Oy toimii agencyn alikäsittelijänä.
Jos loppuasiakas on itse Devella Oy:n sopimusasiakas ja agency ainoastaan hallinnoi sivustoa asiakkaan puolesta, agency toimii asiakkaan valtuuttamana käyttäjänä eikä itsenäisenä käsittelijänä.

Vastuunjaosta ja käsittelijän velvollisuuksista sovitaan tarkemmin henkilötietojen käsittelysopimuksessa (DPA), ks. luku 3.

Agencyn laskutuksessa loppuasiakkaiden nimet ja sivustot eritellään agencyn laskurivillä. Laskutusaineistoa voidaan viedä koneluettavassa muodossa laskutuksen ja kirjanpidon hoitamista varten.

5. Devellan henkilöstön pääsy ja tuki

Devella Oy:n kehittäjätunnuksilla on palvelun tuottamiseksi pääsy kaikkien sivustojen tietoihin. Näille tileille monivaiheinen tunnistautuminen on pakollinen.

Kaikki ylläpidon muutokset kirjataan auditointilokiin: tekijä, toiminto, kohde, aikaleima, pyyntötunniste ja IP-osoitteesta muodostettu tiiviste. Lokiin tallennettavat salaisuudet redaktoidaan ennen tallennusta. Lokin tapahtumatietojen osalta Devella Oy on rekisterinpitäjä palvelun tietoturvan ja jäljitettävyyden vuoksi. Tapahtumaan liittyvät muutostiedot voivat sisältää asiakkaan sivustolle kerättyjä henkilötietoja; niiden osalta Devella Oy toimii asiakkaan käsittelijänä, ja ne poistetaan sivuston lopullisen poiston yhteydessä (ks. luku 13).

Devellan tuki voi tarvittaessa toimia toisen käyttäjän tunnuksilla (impersonointi) tukipyynnön tai tietoturvatilanteen selvittämiseksi. Tämä on mahdollista vain Devellan kehittäjätunnuksella, edellyttää uudelleentunnistautumista ja kirjallista syytä, ja se kirjataan auditlokiin. Impersonointi-istunto kestää enintään tunnin, eikä sen aikana voida tehdä kaikkein arkaluontoisimpia toimia. Impersonoiva käyttäjä ei voi hyväksyä käyttöehtoja toisen käyttäjän puolesta.

6. Rekisteröityjen ryhmät

Palvelussa voidaan käsitellä seuraavien henkilöryhmien tietoja:

Devella Onen asiakkaiden yhteyshenkilöt ja muut asiakasorganisaatioiden edustajat
kumppanitoimistojen (agency) käyttäjät ja yhteyshenkilöt
palvelun ylläpito- ja kehittäjäkäyttäjät
asiakkaiden verkkosivustojen kävijät, yhteydenottajat, varaajat ja maksajat
asiakaspalveluun tai Devella Oy:hyn muutoin yhteyttä ottavat henkilöt
kalenteri- tai muun integraatiotilin palveluun yhdistävät henkilöt.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät tiedot riippuvat käytössä olevista ominaisuuksista.

Käyttäjä- ja asiakkuustiedot

nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kielivalinta
yritys, Y-tunnus, laskutus- ja osoitetiedot sekä asiakkuuteen liittyvät tiedot
käyttäjäroolit, käyttöoikeudet, kutsut ja käyttäjätilin tila
kirjautumis-, monivaiheisen tunnistautumisen ja tilin palauttamisen tiedot suojatussa muodossa
kumppanitoimiston (agency) jäsenyydet ja niitä koskevat kutsut sekä agency-tason API-tokenit
laskutustiedot, mukaan lukien agencyn laskulla eriteltävät loppuasiakkaan nimi ja sivusto
asiakaspalveluviestit ja muut käyttäjän itse toimittamat tiedot.

Sivustojen sisältö ja mediatiedot

sivustolle tallennetut tekstit, kuvat, tiedostot, yhteystiedot ja metatiedot
sisältöjen versiohistoria, luonnokset, julkaisutiedot ja muutosten tekijät
kuviin liittyvät tiedostonimet, kuvatekstit, vaihtoehtoiset tekstit, tekijätiedot ja tekniset metatiedot.

Käyttäjän tulee varmistaa, että hänellä on oikeus tallentaa palveluun lisäämänsä henkilötiedot ja aineistot.

Lomake-, varaus- ja maksutiedot

lomakkeella annetut tiedot, jotka voivat sisältää esimerkiksi nimen, yhteystiedot, viestin, valinnat ja liitteet
varauksen ajankohta, palvelu, resurssi, tila, lisävalinnat, muistiinpanot ja asiakkaan ilmoittamat tiedot
maksun summa, valuutta, verotiedot, tuotteet, maksupalveluntarjoaja, tapahtuma- ja viitetunnisteet sekä maksun tila
sähköpostien toimitustila, vastaanottajan suojattu tunniste, vastaanottajan verkkotunnus, viestin aihe ja palveluntarjoajan viestitunniste.

Devella One™ ei tallenna maksukortin numeroa, verkkopankkitunnuksia tai muita maksuvälineen salaisia tunnistetietoja. Maksupalveluntarjoaja käsittelee ne omassa palvelussaan.

Tekniset, turvallisuus- ja käyttötiedot

IP-osoitteesta muodostettu suojattu tiiviste, selaimen ja laitteen tiedot, viittaava osoite sekä tapahtuma-aika
istunto-, API-tunniste- ja tietoturvatapahtumat suojatussa muodossa
kirjautumisyritykset, viimeisin kirjautuminen, lokit, virheet ja auditointitiedot
evästevalinnat ja niihin liittyvä pseudonyymi kävijätunniste
palvelun käyttömääriä, suorituskykyä ja virhetilanteita koskevat tiedot.

Lomakelähettäjän raakaa IP-osoitetta ei tallenneta lomakelähetyksen yhteyteen, vaan siitä muodostetaan väärinkäytösten torjuntaa varten HMAC-suojattu tiiviste. Palvelininfrastruktuurin teknisissä lokeissa IP-osoite voi kuitenkin esiintyä rajoitetun ajan.

AI-avustajan tiedot

käyttäjän keskustelut, ohjeet ja palautteet
keskusteluun valittu tai työkalujen hakema sivuston sisältö ja asetukset
käyttäjän toimittamat liitteet ja kuvankaappaukset silloin, kun niitä tarvitaan pyydettyyn tehtävään
AI:n vastaukset, työkalukutsut, ehdotetut muutokset ja niiden hyväksymis- tai hylkäystiedot
käytetty malli, token- ja kustannustiedot, pyyntötunnisteet, vasteaika ja virhetila.

AI-toiminnon käyttämiseksi tarpeelliset tiedot välitetään OpenRouterille, joka reitittää pyynnön sen kielimallin ajavalle inferenssipalveluntarjoajalle. Devella Oy on rajannut reitityksen ennalta hyväksyttyihin, Yhdysvalloissa sijaitseviin inferenssipalveluntarjoajiin, jotka on lueteltu henkilötietojen käsittelysopimuksen liitteessä. Jokaisessa AI-pyynnössä edellytetään teknisesti, ettei pyynnön sisältöä säilytetä pyynnön käsittelyn jälkeen eikä käytetä mallien kouluttamiseen (Zero Data Retention). Mallin julkaisija (esimerkiksi DeepSeek tai Qwen) ei ole sama kuin mallin ajaja: pyyntöjä ei välitetä mallien julkaisijoiden omiin palveluihin, vaan avoimien painojen mallit ajetaan yksinomaan hyväksytyillä inferenssipalveluntarjoajilla.

AI-työkaluilla ei ole lukuoikeutta lomakelähetyksiin, varauksiin, sähköpostilokiin eikä suostumuslokiin. AI-avustajaan ei saa syöttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (esimerkiksi terveystietoja) eikä muita arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnuksia, maksuvälinetietoja tai luottamuksellisia työsuhde- ja taloustietoja. AI-avustajaa ei käytetä henkilöä koskevaan automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. AI-keskustelut poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua keskustelun viimeisestä viestistä.

Etäyhteydet ulkoisiin AI-sovelluksiin (MCP)

Ylläpitäjä voi halutessaan yhdistää ulkoisen AI-sovelluksen, kuten ChatGPT:n tai Claude-mobiilisovelluksen, omaan sivustoonsa etäyhteydellä. Yhteys sidotaan aina yhteen sivustoon.

Käyttäjä valitsee yhteydelle myönnettävät oikeudet suostumusnäytöllä yhteyttä muodostettaessa. Oikeudet eivät voi ylittää käyttäjän omaa roolia kyseisellä sivustolla, eikä yhteydellä voi kirjoittaa sivuston skriptikenttiin. Yhteyden kautta sivuston sisältöä voi siirtyä käyttäjän valitseman sovelluksen tarjoajalle käyttäjän oman valinnan ja myöntämien oikeuksien mukaisesti.

Aktiiviset yhteydet näkyvät sivuston API-avaimet-sivulla, josta ne voi milloin tahansa peruuttaa.

8. Kalenteri-integraatiot

Käyttäjä voi vapaaehtoisesti yhdistää Google Calendar- tai Microsoft Outlook -kalenterinsa Devella Onen varausominaisuuteen.

Integraatio voi käsitellä:

yhdistetyn tilin sähköpostiosoitetta
kalenteriluettelon tunnisteita, nimiä ja käyttöoikeustietoja
käyttäjän valitseman kalenterin vapaa–varattu-aikoja
Devella Onen varauksista luotuja kalenteritapahtumia ja niiden tunnisteita
OAuth-käyttö- ja päivitystunnuksia salattuina
myönnettyjä käyttöoikeuksia, tokenin vanhenemisaikaa sekä synkronoinnin tila- ja virhetietoja.

Google Calendarissa palvelu hakee kalenteriluettelon, lukee valitusta kalenterista vapaa–varattu-tiedot sekä luo, päivittää ja poistaa Devella Onen omista varauksista muodostettuja tapahtumia. Palvelu ei lue muiden tapahtumien otsikoita, kuvauksia tai osallistujatietoja vapaa–varattu-tarkistusta varten. Varaajan henkilötietoja viedään kalenteritapahtumaan vain, jos asiakas ottaa tämän asetuksen erikseen käyttöön; muutoin tapahtuma sisältää vain varauksen toteuttamiseen tarvittavat yleiset tiedot.

Kalenteriyhteyden voi katkaista Devella Onen asetuksista ja käyttöoikeuden voi peruuttaa myös Google- tai Microsoft-tilin asetuksista. Yhteyden katkaisemisen jälkeen uusia kalenteritietoja ei haeta ja palveluun tallennetut käyttö- ja päivitystunnukset poistetaan, kun samaa tiliä ei käytetä muissa palvelun kalenteriyhteyksissä. Aiemmin ulkoiseen kalenteriin luodut tapahtumat voivat jäädä kyseiseen kalenteriin, kunnes käyttäjä poistaa ne siellä.

Devella Onen Google Workspace API -rajapinnoista saamien tietojen käyttö noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien Limited Use -vaatimukset. Google Calendarista saatuja tietoja tai niistä johdettuja tietoja ei luovuteta tekoälypalveluille eikä käytetä yleisten AI- tai koneoppimismallien kouluttamiseen tai parantamiseen. Tietoja ei myöskään myydä, käytetä mainontaan eikä luottokelpoisuuden arviointiin. Ihminen tarkastelee Google-kalenteritietoja vain käyttäjän nimenomaisella luvalla tukitilanteessa tai silloin, kun se on välttämätöntä tietoturvan tai lain noudattamisen vuoksi.

9. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Kun Devella Oy toimii rekisterinpitäjänä, tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Tarkoitus	Pääasiallinen oikeusperuste
Palvelun ja käyttäjätilin tuottaminen, sopimuksen tekeminen ja asiakassuhteen hoitaminen	sopimus tai sopimusta edeltävät toimet
Laskutus, kirjanpito ja viranomaisvelvoitteet	lakisääteinen velvoite
Asiakaspalvelu, palveluviestintä ja asiakkaan pyyntöihin vastaaminen	sopimus tai oikeutettu etu
Palvelun turvallisuus, väärinkäytösten estäminen, virheiden selvittäminen ja oikeusvaateisiin varautuminen	oikeutettu etu
Palvelun käytettävyyden ja toiminnan kehittäminen	oikeutettu etu; mahdollisen ei-välttämättömän seurannan osalta suostumus
Vapaaehtoisten integraatioiden ja AI-toimintojen tarjoaminen	sopimus ja käyttäjän pyytämä toimenpide
Sähköinen suoramarkkinointi	suostumus tai soveltuvan lain sallima olemassa oleva asiakassuhde

Devella Oy:n oikeutettu etu perustuu tarpeeseen ylläpitää turvallista ja toimivaa palvelua, hoitaa asiakassuhdetta sekä puolustaa oikeuksiaan. Rekisteröity voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Kun Devella Oy toimii asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä, asiakas yksin määrittää käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet. Devella Oy ei määritä niitä asiakkaan puolesta. Lomakkeen lähettäminen tai varauksen tekeminen ei yksin aina tarkoita tietosuoja-asetuksen mukaista suostumusta, vaan peruste voi olla esimerkiksi sopimus, sopimusta edeltävä toimi, lakisääteinen velvoite tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

10. Tietolähteet

Tietoja saadaan:

rekisteröidyltä itseltään käyttäjätilin, lomakkeen, varauksen, maksamisen, yhteydenoton tai muun palvelun käytön yhteydessä
Devella Onen asiakkaalta, esimerkiksi kun asiakas kutsuu käyttäjän palveluun tai ylläpitää yhteyshenkilötietoja
kumppanitoimistolta (agency), esimerkiksi kun agency kutsuu käyttäjän hallinnoimansa asiakkaan sivustolle
käyttäjän yhdistämistä Google- tai Microsoft-palveluista käyttäjän myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti
maksu-, sähköposti-, varmennus- ja muilta palveluntarjoajilta siltä osin kuin palvelun toimittaminen edellyttää
palvelun käytöstä automaattisesti syntyvistä teknisistä tapahtumista.

11. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja ei myydä. Tietoja käsittelevät vain Devella Oy:n valtuuttamat henkilöt ja palveluntarjoajat siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää.

Devella Oy:n alikäsittelijät

Käytössä olevista ominaisuuksista riippuen Devella Oy käyttää palvelun tuottamisessa seuraavia alikäsittelijöitä:

Google Cloud: palvelininfrastruktuuri ja mediatiedostojen tallennus
Mailgun: järjestelmä- ja lomakeviestien välitys, ellei asiakas ole ottanut käyttöön omaa sähköpostipalvelinta
OpenRouter (Yhdysvallat): AI-avustajan pyyntöjen välitys, sekä sen kautta reititettävät, Devella Oy:n ennalta hyväksymät inferenssipalveluntarjoajat (Yhdysvallat), jotka ajavat kielimallin. Täydellinen ja ajantasainen luettelo inferenssipalveluntarjoajista on henkilötietojen käsittelysopimuksen liitteessä.
Stripe tai Paytrail: verkkomaksujen käsittely, jos asiakas ottaa maksutoiminnon käyttöön
Google tai Microsoft: kalenteri-integraatio, jos ylläpidon käyttäjä yhdistää oman kalenterinsa (ks. luku 8)
Cloudflare Turnstile tai hCaptcha: lomakkeiden väärinkäytösten torjunta, jos asiakas ottaa toiminnon käyttöön.

Kalenteri-, maksu- ja CAPTCHA-palvelut ovat käytössä vain, jos kyseinen toiminto otetaan käyttöön. Ne voivat lisäksi toimia omien palvelujensa osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Ajantasainen alikäsittelijäluettelo sijainteineen ja siirtoperusteineen on henkilötietojen käsittelysopimuksen liitteessä, ja uusista alikäsittelijöistä ilmoitetaan asiakkaille DPA:n mukaisesti vähintään 30 päivää etukäteen.

Asiakkaan itse valitsemat palvelut

Asiakas voi ottaa sivustolleen käyttöön seuraavia kolmansien osapuolten palveluja. Näiden osalta asiakas vastaa itse palvelun lainmukaisuudesta, tarvittavasta kävijäinformaatiosta ja sopimussuhteesta palveluntarjoajaan:

asiakkaan oma SMTP-palvelin sähköpostien lähettämiseen Mailgunin sijaan
analytiikka-, markkinointi- ja sisältöpalvelut, kuten Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Insight, Matomo, Hotjar tai Microsoft Clarity
Google Fonts, jos sivustolla käytetään teemafonttia — kävijän selain lataa fontin Googlen palvelimelta, jolloin kävijän IP-osoite välittyy Googlelle
sivustolle upotettu muu kolmannen osapuolen sisältö
ylläpidon käyttäjän itse myöntämät etäyhteydet ulkoisiin AI-sovelluksiin, kuten ChatGPT tai Claude-mobiilisovellus (ks. luku 7).

Kumppanitoimistot (agency)

Jos asiakkaan sivustoa hallinnoi kumppanitoimisto (agency, ks. luku 4), agencyn käyttäjillä on sopimukseen perustuva pääsy hallinnoimiensa asiakkaiden sivustojen tietoihin. Agency ei näe muiden agencyjen tietoja.

Maksu-, kalenteri-, analytiikka-, CAPTCHA- ja muiden ulkoisten palvelujen tarjoajat voivat toimia omien palvelujensa osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Niiden oma tietosuojaseloste soveltuu niiden suorittamaan käsittelyyn. Asiakas vastaa omalle sivustolleen valitsemiensa kolmansien osapuolten palvelujen lainmukaisuudesta ja niitä koskevasta kävijäinformaatiosta.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos laki tai sitova viranomaismääräys sitä edellyttää. Tietoja voidaan käsitellä myös yritysjärjestelyn yhteydessä sovellettavan lain sallimissa rajoissa.

12. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Palvelun tuotantoinfrastruktuuri, tietokanta, mediatiedostot ja varmuuskopiot sijaitsevat EU-alueella (Google Cloud, Suomi). Sähköpostien välitys tapahtuu Mailgunin EU-alueella ja Paytrailin maksut käsitellään Suomessa. Näiden osalta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Seuraavat palvelut käsittelevät tietoja Yhdysvalloissa, ja siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

OpenRouter: EU:n vakiosopimuslausekkeet (täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914). OpenRouterin kautta käytettävät inferenssipalveluntarjoajat käsittelevät AI-pyyntöjä Yhdysvalloissa OpenRouterin alikäsittelijöinä OpenRouterin ja kunkin tarjoajan välisen sopimuksen perusteella.
Stripe, Google, Microsoft, Cloudflare ja hCaptcha: Euroopan komission riittävyyspäätös (EU–US Data Privacy Framework) tai kyseisen palveluntarjoajan tietojenkäsittelysopimuksessa määritetyt vakiosopimuslausekkeet.

Devella Oy on tehnyt siirtovaikutusten arvioinnin ETA:n ulkopuolelle tapahtuvista siirroista. Asiakkaan itse käyttöön ottamat ulkoiset palvelut (ks. luku 11) voivat siirtää tietoja ETA:n ulkopuolelle omien ehtojensa mukaisesti; niiden osalta asiakas vastaa siirtoperusteesta. Lisätietoja siirtoperusteista saa kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

13. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen, sopimusvelvoitteiden, tietoturvan, oikeusvaateiden tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Asiakkuus-, sopimus- ja käyttäjätilitietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet tai oikeusvaateisiin varautuminen edellyttävät.
Kirjanpitoon kuuluvaa aineistoa säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Ylläpitoistunto on voimassa 30 päivää viimeisimmästä uusimisesta ja enintään 90 päivää sen luomisesta. Vanhentunut istuntotietue poistetaan normaalisti vuorokauden kuluessa vanhenemisesta.
Lomakelähetyksen säilytysajan määrittää asiakas lomakekohtaisesti. Oletus on 365 päivää ja valittavissa oleva aika 0–3650 päivää. Säilytysajan päätyttyä lähetys poistetaan pysyvästi liitetiedostoineen osana palvelun ajastettua siivousta. Arvo 0 poistaa automaattisen määräaikaispoiston käytöstä, jolloin tiedot säilyvät, kunnes asiakas poistaa ne itse tai sivusto poistetaan.
Lomakkeisiin liittyviä sähköpostien toimituslokeja säilytetään enintään 180 päivää.
Sivuston sisältöjä, mediatiedostoja ja niiden versiohistoriaa säilytetään palvelun ja palautustoimintojen tuottamista varten asiakassuhteen ajan. Sisällön automaattiset välitallennusversiot poistetaan 7 päivän kuluttua.
Mediakirjastosta poistetuksi merkitty tiedosto poistetaan lopullisesti tietokannasta ja tallennuspalvelusta, mukaan lukien tiedoston aiemmat versiot, 30 päivän kuluttua poistomerkinnästä. Tänä aikana poisto on peruutettavissa asiakkaan pyynnöstä.
Sivuston tai asiakkuuden poistaminen on ensivaiheessa merkintäpoisto: tiedot merkitään poistetuiksi eivätkä näy käytössä. Lopullinen poisto tietokannasta ja tallennuspalvelusta tehdään 60 päivän kuluessa merkintäpoistosta, ja siihen asti poisto on peruutettavissa asiakkaan pyynnöstä. Lopullisessa poistossa poistuvat sivuston sisältö, mediatiedostot ja versiohistoria, lomakelähetykset liitteineen, varaukset, AI-keskustelut ja muut sivustokohtaiset tiedot.
AI-keskustelut poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua keskustelun viimeisestä viestistä. AI-toiminnon käyttöä koskevat tekniset tiedot (käytetty malli, token-määrät, pyyntötunnisteet) säilytetään asiakassuhteen ajan laskutusta ja virheiden selvittämistä varten.
Kalenterin OAuth-tunnukset säilytetään kalenteriyhteyden ajan ja poistetaan kohdan 8 mukaisesti yhteyden katkaisemisen jälkeen. Kalenterisynkronoinnin teknisiä tila- ja auditointitietoja voidaan säilyttää tietoturvan ja virheiden selvittämisen edellyttämän ajan.
Maksutapahtumien tietoja säilytetään maksun käsittelyn, kirjanpidon, väärinkäytösten torjunnan ja oikeusvaateiden edellyttämän ajan. Maksupalveluntarjoaja säilyttää omat tietonsa oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.
Agency-jäsenyyksiä, niitä koskevia kutsuja ja agency-tason API-tokeneita säilytetään jäsenyyden tai tokenin voimassaolon ajan. Agency-tason API-tokenit vanhenevat automaattisesti viimeistään vuoden kuluttua myöntämisestä.
Auditointilokin tapahtumatietoja säilytetään enintään 12 kuukautta tapahtuman kirjaamisesta. Tapahtumaan liittyvät muutostiedot poistetaan sivuston lopullisen poiston yhteydessä (ks. luku 5). Muita tietoturvalokeja säilytetään niin kauan kuin palvelun turvallisuus ja tapahtumien jäljitettävyys kohtuudella edellyttävät.
Käyttäjätiliä ei poisteta, kun käyttäjän jäsenyys jonkin asiakkaan tai agencyn sivustolla päättyy, koska sama henkilö voi olla käyttäjänä myös toisen asiakkaan sivustolla. Jäsenyyden päättyminen lopettaa pääsyn kyseiseen sivustoon, mutta käyttäjätili säilyy. Tilin tietojen poistoa voi pyytää kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

Kun tiedot poistetaan aktiivisesta järjestelmästä, mahdolliset varmuuskopioihin jääneet kopiot poistuvat varmuuskopioiden normaalin kierron myötä viimeistään 90 päivän kuluessa. Varmuuskopiot on salattu levossa. Sopimuksen päättyessä säilytetään lopullisen poiston jälkeenkin kirjanpitolain edellyttämät laskutustiedot, auditointilokin tapahtumatiedot edellä kuvatun ajan sekä henkilötietojen käsittelysopimuksen hyväksyntätiedot todisteena sopimuksen syntymisestä.

14. Evästeet ja muut päätelaitetunnisteet

Devella One käyttää välttämättömiä evästeitä palvelun turvalliseen toimintaan. Asiakkaiden julkisilla sivustoilla muut kuin välttämättömät evästeet ja skriptit käynnistetään vain kävijän suostumuksen perusteella, jos sivuston evästesuostumus on otettu käyttöön ja integraatio on merkitty suostumusta vaativaksi.

Keskeisiä Devella Onen omia evästeitä ovat:

Eväste tai tallenne	Tarkoitus	Tyypillinen voimassaolo
`__Host-dv_session`	ylläpidon kirjautumisistunto	30 päivää kerrallaan, enintään 90 päivää
`__Host-dv_csrf`	sivustopyyntöjen väärentämisen estäminen	30 päivää
`dv_admin_locale`	ylläpidon kielivalinta	365 päivää
`dv_locale`	julkisen sivuston kielivalinta	sivuston määrittämä voimassaolo
`dv:consent`	julkisen sivuston evästevalinnat	180 päivää
`__Host-dv_gate`	salasanasuojatun sivuston käyttöoikeus	7 päivää
`__Host-dv_payment_attempt`	maksun paluun turvallinen yhdistäminen alkuperäiseen selainistuntoon	30 minuuttia
`dv_site`	ylläpitäjän tai kehittäjän valitseman sivuston muistaminen	istunnon tai selaimen tallennuksen mukainen voimassaolo

Kehitysympäristössä ja suojaamattomassa paikallisessa yhteydessä evästeiden nimissä ei käytetä __Host--etuliitettä. Sivuston komponenttien näyttötiheyden hallinta voi lisäksi käyttää evästettä, localStoragea tai sessionStoragea asiakkaan määrittämän ajan.

Kävijän tekemä evästevalinta tallentuu dv:consent-evästeenä kävijän omaan selaimeen, ja sillä ohjataan sivustolla ladattavia skriptejä. Devella One ei tallenna evästesuostumuksia palvelimelle, joten asiakkaan on tarvittaessa huolehdittava suostumusten osoittamisesta muulla tavoin.

Asiakkaan käyttöön ottamat analytiikka-, markkinointi-, CAPTCHA- ja upotuspalvelut voivat asettaa omia evästeitään ja käsitellä teknisiä tunnisteita omien ehtojensa mukaisesti. Asiakas vastaa siitä, että nämä palvelut, käsittelytarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat kuvataan sen oman verkkosivuston eväste- tai tietosuojailmoituksessa. Devella Onen evästebanneri on tekninen työkalu eikä sen käyttöönotto yksin täytä asiakkaan informointi- ja suostumusvelvoitteita. Kävijä voi muuttaa suostumusvalintojaan sivuston evästeasetuksista tai poistaa tallennetut tiedot selaimestaan.

15. Tietojen suojaaminen

Tietoja suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Näihin kuuluvat muun muassa:

salattu HTTPS-tiedonsiirto
rooli- ja sivustokohtaiset käyttöoikeudet
salasanojen vahva yksisuuntainen tiivistäminen (Argon2id) ja vakioaikainen vertailu kirjautumisessa
istunto- ja API-tunnisteiden tallentaminen yksisuuntaisina tiivisteinä
integraatio-, SMTP- ja muiden salaisuuksien, kuten kalenterin OAuth-tunnusten, salaaminen levossa (AES-256-GCM)
monivaiheisen tunnistautumisen tuki; pakollinen Devellan kehittäjätileille
arkaluontoisimpien toimien edellyttämä lyhytaikainen uudelleentunnistautuminen (step-up)
sivustopyyntöjen väärentämisen esto (CSRF-suojaus) mutatoivissa pyynnöissä
kirjautumisyritysten ja muiden väärinkäytösalttiiden toimintojen määrällinen rajoittaminen
vuokraajaeristys: jokainen tietokantakysely sidotaan sivustotunnisteeseen useammalla toisiaan täydentävällä suojauskerroksella
käyttäjän tallentaman sisällön ja ladattujen SVG-tiedostojen puhdistaminen haitallisesta koodista
kuvien sijaintia paljastavien EXIF-tietojen poistaminen automaattisesti
ylläpidon ja julkisen sivuston tekninen erottelu toisistaan
auditointilokit ylläpidon toimista
säännölliset varmuuskopiot erilliseen tallennustilaan, salattuina levossa
käyttöoikeuksien rajaaminen työtehtävien ja tarpeen mukaan.

Vaikka tietojen suojaamiseen käytetään asianmukaisia toimenpiteitä, mikään sähköinen palvelu ei ole täysin riskitön. Tietoturvatoimia kehitetään palvelun mukana. Asiakas saa pyynnöstä tarkemman kuvauksen käytössä olevista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä henkilötietojen käsittelysopimuksen liitteenä.

16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Devella Oy ei käytä tämän selosteen piiriin kuuluvia henkilötietoja sellaiseen täysin automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Lomakkeiden tekninen roskaposti- ja väärinkäytösarvio voi automaattisesti merkitä lähetyksen tarkistettavaksi. Maksu- ja CAPTCHA-palveluntarjoajat voivat tehdä omia petosten torjuntaan liittyviä arvioitaan omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä voi olla oikeus:

saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja saada pääsy tietoihin
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
pyytää tietojen poistamista
pyytää käsittelyn rajoittamista
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia
saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa silloin, kun siirrettävyysoikeus soveltuu
peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman, että peruutus vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja.fi.

Jos pyyntö koskee Devella Onen asiakkaan verkkosivustolla annettuja lomake-, varaus- tai muita tietoja, pyyntö tulee ensisijaisesti osoittaa kyseiselle asiakkaalle, joka toimii rekisterinpitäjänä. Devella Oy avustaa asiakasta pyynnön toteuttamisessa henkilötietojen käsittelijänä. Jos sivustoa hallinnoi kumppanitoimisto (agency), avustaminen voi tapahtua myös agencyn kautta luvun 4 mukaisen roolijaon mukaisesti. Devella Oy:n omassa rekisterinpitäjän roolissa käsittelemiä tietoja koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Jos rekisteröity osoittaa asiakkaan sivustoa koskevan pyynnön suoraan Devella Oy:lle, Devella Oy ilmoittaa pyynnöstä asiakkaalle ja ohjaa rekisteröidyn asiakkaan puoleen. Käsittelijän avustamisvelvollisuudesta rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa sovitaan tarkemmin henkilötietojen käsittelysopimuksessa (DPA), ks. luku 3.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista. Oikeuksia voidaan rajoittaa vain laissa säädetyillä perusteilla.

18. Selosteen muutokset

Tätä selostetta päivitetään, kun palvelu, henkilötietojen käsittely tai sovellettavat vaatimukset muuttuvat. Ajantasainen versio pidetään saatavilla Devella Oy:n verkkosivustolla. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan palvelussa tai muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.